VERİMLİ İŞ TOPLANTILARI NASIL OLMALI?

Çalışma hayatının vazgeçilmez öğelerinden biridir, iş toplantıları. İyi planlanmamış toplantılar angarya ve zaman kaybı olarak görülmektedir.

SENDİKALAR 15.11.2022, 16:53
VERİMLİ İŞ TOPLANTILARI NASIL OLMALI?

Verimsiz iş toplantıları çalışanları o derece rahatsız etmiş ki iş hayatında; “Bir yerde çok toplantı yapılıyorsa az iş yapılıyor demektir.” Şeklinde bir anlayışın gelişmesine sebep olmuştur. Özellikle son bir yıldır sürekli yükselen enflasyon karşısında ezilen çalışanlara, gereksiz toplantılara katılmak için, ulaşım masrafı çıkarmamak gerekiyor. Mümkünse çevrim içi toplantılar tercih edilebilir.

Bu yazımda verimli bir iş toplantısının özelliklerine değineceğim. Vereceğim örnekler “Eğitim Kurumu” özelinde olsa da iş toplantılarının yapısı gereği diğer sektörlere de hitap etmektedir. Verimli bir toplantının anahtarı; mekân, zaman, konu, hazırlık ve kayıt tutma başlıklarıdır.

Öncelikler Türk Bayrağı Kanunu’na göre düzenlenmiş tüzük ve yönetmeliklere göre Bayrağımızın asılı olduğu kapalı mekânlarda düzenlenecek resmi toplantılarda Gazi Mustafa Kemal Atatürk ve Silah Arkadaşlarının manevi huzurunda saygı duruşu ve akabinde İstiklal Marşımızın okunması yasal zorunluluktur. Yasal zorunluluk bir yana; bizlere Ezanımızın dinmediği Bayrağımızın özgürce dalgalandığı bir Vatan bırakan, Atatürk ve Silah Arkadaşlarına olan minnet borcumuzun gereğidir.

Toplantının türüne göre mekân seçimi yapılmalıdır. İstişare ve değerlendirme toplantılarında yuvarlak masa düzeni toplantının daha ılımlı, demokratik bir ortamda geçmesine yardım edecektir. İki tarafın bulunduğu toplantılarda ise tarafların karşılıklı oturabileceği dikdörtgen masa düzeni eşitlik duygusunu ön plana çıkaracağından toplantının verimli geçmesine yardım edecektir. Kurul toplantılarında ise toplantıyı düzenleyen divan kurulunun katılımcıların karşısında konumlandığı salon düzeni en iyi sonucu verecektir. Gün ışığı alan bir mekân tercih ederek çalışanlara pozitif bir ortam sunabilirsiniz. İkram edeceğiniz atıştırmalıklar katılımcıların gözünde “Bize değer veriliyor.” İmajını güçlendirecektir.

Toplantı tarihi belirlenirken katılımcıların görüşü alınmalı ve en az dört iş günü önceden ilan edilmelidir. Günümüzde çalışanların iş temposu son derece yoğundur. Hatta bu yoğunlukta çalışanlar kendilerine ve ailelerine yeterince zaman ayırmakta zorlanmaktadırlar. Ani kararlarla belirlenen toplantı tarihleri çalışanların özel hayatlarında yaptıkları planlamaları bozacaktır. Toplantı tarihini önceden duyurmak çalışanlarınıza verdiğiniz değeri gösterir. Toplantının süresi dikkatli kullanılmalı, başlangıç ve bitiş saatleri belirtilmelidir. 1-3 saat arası süreler idealdir. Saat başı on dakika ara vermek yeterlidir. Toplantı saati belirlenirken mesai saatlerine dikkat edilmelidir.

Gündem, toplantının en önemli unsurudur. Özenle hazırlanmalı en az dört gün önceden katılımcılara duyurulmalıdır. Katılımcılara hazırlık yapabilme fırsatı verilmelidir. Toplantı başladıktan sonra ise katılımcılara; gündeme eklemek isteğiniz husus var mı? Şeklinde sorulmalı, eklenmesi teklif edilen hususlar gündeme alınmalıdır.

Yöneticiler, toplantıdan önce toplanmalı, hazırlık yapmalıdırlar. Toplantı gündemine hâkim olmayan, toplantıya gelen yöneticiler; çalışanların gözünde olumsuz bir imaj bırakır. Yöneticinin önünde bir takım notlar ve kalem hazır bulunmalı. Yoklama için imza listesi, yazmanlar için yeterinde boş kâğıt, mürekkepli kalem, projelerin sonuçları, raporlar vb. sayısal veriler hazır bulunmalıdır.

Toplantıda gündem takip edilmeli, gündem maddeleri mümkünse ekran veya perdeden sunulmalıdır. Yazmanlar tarafsızca seçilmeli, yazmanların yazdıkları yöneticiler tarafından kontrol edilmelidir. Yazmanların okunaklı ve detaylı kayıt tutmaları sağlanmalıdır. Toplantı tutanakları ağızdan çıkan sözler yazılarak tutulur. Tutanaklarda di’li geçmiş zaman kipi kullanılır.” okul müdürü Mehmet DEMİR, … dedi. Söz alan rehber öğretmen Ahmet ER, … dedi. Sınıf Öğretmeni Ali ÇELİK, anasınıfı satın alma komisyonuna aday oldu. ” şeklinde kayıt tutulmalıdır. Kararlar oylanırken olumlu, olumsuz ve çekimser oy sayıları tutanağa yazılmalıdır. Alınan kararlar “Toplantı Karar Tutanağına” maddeler halinde işlenmeli ve tüm sayfaları paraflanmak suretiyle son sayfasına isimleri açılarak katılımcılara imzalatılmalıdır. Toplantı tutanağı ile toplantı karar tutanağının farklı belgeler olduğunu belirteyim. Son olarak ister toplantıda konuşulanların kayda geçirildiği tutanakta ister kararların maddeler halinde yazılıp imzalandığı tutanakta olsun mutlaka, belgenin toplam sayfa sayısını belirtecek şekilde (örn. 2/5) sayfa numaraları yazılmalıdır.

Tüm okurlarıma; katılacakları veya düzenleyecekleri toplantılarda başarılar dilerim. Esen kalın…

Serdar GÜNDÜZ

Liyakat-Sen Ağrı İl Temsilcisi

Yorumlar (0)
Günün Anketi Tümü
Uzman Öğretmenlik/Başöğretmenlik İçin Sınav Şartı Olmalı Mı?
Namaz Vakti 09 Aralık 2022
İmsak 06:38
Güneş 08:10
Öğle 13:01
İkindi 15:22
Akşam 17:43
Yatsı 19:09
Puan Durumu
Takımlar O P
1. Fenerbahçe 13 29
2. Galatasaray 13 27
3. Adana Demirspor 13 24
4. Konyaspor 14 24
5. Başakşehir 13 24
6. Kayserispor 14 23
7. Trabzonspor 13 23
8. Beşiktaş 13 22
9. Alanyaspor 14 17
10. Gaziantep FK 13 16
11. Antalyaspor 12 16
12. Giresunspor 13 15
13. Kasımpaşa 13 15
14. Hatayspor 13 14
15. Karagümrük 13 13
16. Ankaragücü 13 13
17. Sivasspor 14 11
18. İstanbulspor 13 8
19. Ümraniye 13 7
Takımlar O P
1. Eyüpspor 16 37
2. Samsunspor 15 27
3. Rizespor 15 26
4. Pendikspor 15 26
5. Keçiörengücü 15 26
6. Bodrumspor 15 25
7. Boluspor 15 25
8. Manisa FK 15 24
9. Bandırmaspor 15 24
10. Sakaryaspor 16 22
11. Altay 15 21
12. Adanaspor 15 18
13. Göztepe 14 18
14. Tuzlaspor 15 16
15. Erzurumspor 15 14
16. Altınordu 15 12
17. Ö.K Yeni Malatya 15 11
18. Gençlerbirliği 15 7
19. Denizlispor 15 6
Takımlar O P
1. Arsenal 14 37
2. M.City 14 32
3. Newcastle 15 30
4. Tottenham 15 29
5. M. United 14 26
6. Liverpool 14 22
7. Brighton 14 21
8. Chelsea 14 21
9. Fulham 15 19
10. Brentford 15 19
11. Crystal Palace 14 19
12. Aston Villa 15 18
13. Leicester City 15 17
14. Bournemouth 15 16
15. Leeds United 14 15
16. West Ham United 15 14
17. Everton 15 14
18. Nottingham Forest 15 13
19. Southampton 15 12
20. Wolves 15 10
Takımlar O P
1. Barcelona 14 37
2. Real Madrid 14 35
3. Real Sociedad 14 26
4. Athletic Bilbao 14 24
5. Atletico Madrid 14 24
6. Real Betis 14 24
7. Osasuna 14 23
8. Rayo Vallecano 14 22
9. Villarreal 14 21
10. Valencia 14 19
11. Mallorca 14 19
12. Real Valladolid 14 17
13. Girona 14 16
14. Almeria 14 16
15. Getafe 14 14
16. Espanyol 14 12
17. Celta Vigo 14 12
18. Sevilla 14 11
19. Cadiz 14 11
20. Elche 14 4