DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ ÖZELİNDE DİJİTAL DÖNÜŞÜM DEVRİMİ

Bu yazımda; Kurumların resmi yazışma işlemleri için kullandığı doküman yönetim sistemleri özelinde Devletimizin son yirmi yılda uyguladığı dijital dönüşüm hizmetlerinden bahsedeceğim. Öncelikle batılı, gelişmiş ülkelerin vatandaşları hala bir takım resmi belgeleri almak için kurumlarında sıraya girdiğini belirteyim. Türkiye Cumhuriyeti dijital dönüşüm konusunda adeta bir devrim yaptı. Vatandaşlar, pek çok bilgi, belge erişebilir, tüketici hakem heyeti, sabıka kaydı, ikametgâh belgesi gibi başvuruları e-devlet uygulamalarından yapabilir hale geldi. Milli Eğitim Bakanlığının e-okul ve mebbis uygulamaları dünyaya örnek olmaya devam ediyor.

21. yüzyılın ilk çeyreğinde geniş bant internetin (ADSL, VDSL,4.5G gibi) yaygınlaşması doküman yönetim sistemlerinin geliştirilip kullanılmasına imkân sağlamıştır. Kamu ve özel sektör hizmetlerinde Avrupa Birliği ve diğer uluslararası kurumların oluşturduğu hizmet standartları; şeffaflık, hesap verebilirlik, kaliteli kamu hizmeti, vatandaş ve müşteri memnuniyeti gibi kavramları ön plana çıkarmıştır. Vatandaşlara mal veya hizmet sunan kamu ve özel sektör kurumlarının resmi yazışma işlemlerinde baskı ve kâğıt masraflarındaki artış Elektronik Doküman Yönetim Sistemlerinin yaygınlaşmasındaki temel nedenleri oluşturuyor.

Elektronik Doküman yönetim sistemleri, bilgi ve belgelerin dijital ortamda oluşturulup, paylaşılıp arşivlemesinin yapıldığı internet tabanlı sistemlerdir. Ülkemizde özellikle kamu kurumları bir dijital dönüşüm içine girmiş ve dijital hayata adapte olma çalışmaları devam etmektedir. Kamu kurumları resmi yazışmalarının büyük bir bölümünü sanal âlemde sürdürmektedir. Kurumsal e-posta adresi, DYS, EBYS, UYAP vb. resmi yazışma sistemleri; devlet bütçesine tasarruf katkısı sağlamaktadır.

Baskı ve kâğıt maliyetlerinden bahsetmişken; 2021’in ikinci altı aylık döneminde yaşamaya başladığımız yüksek enflasyona bağlı TL'nin hızla değer kaybetmesi, mal ve hizmet ürünlerine gelen astronomik zamlar, hayat pahalılığı; kâğıt ve ürünlerindeki anormal fiyat artışları yayınevlerini, gazeteleri, kitapçıları olumsuz etkilemeye devam etmektedir. 1 top A4 kâğıt geçen yıl  bu vakitler 30-35 TL iken şimdi en ucuzu 90 TL. Peki, kâğıdın ve yazıcı cihazlarda kullanılan sarf malzemesi olan tonerin fiyatı neden arttı? Bu iki kalem mal ithalat yoluyla temin edildiğinden fiyatı dolara endekslidir. Döviz kurundaki anormal artış hem kâğıt fiyatlarını hem de diğer ithal ürünlerde zam yapılmasıyla sonuçlandı.

Maalesef ülkemizde özel sektörün yetersiz kaldığı kâğıt üretimi konusunda devlete ait olan kâğıt fabrikası yok. Cumhuriyet döneminin ilk yıllarında kurulan SEKA kâğıt fabrikası 2003 yılında özelleştirildi. Fabrikayı alan firma 2005 yılında Türkiye’nin ilk kâğıt fabrikasına kilit vurdu.  Kocaeli’ndeki fabrika binası 2016 yılında kâğıt müzesi olarak açılmış. Fabrika açıp sanayileşeceğimize fabrika kapatıp müze yapıyoruz… Bu durum bizi dışa bağımlı yapıyor.

Doküman yönetim sistemleri hem kurumların içi yazışmalarında hem de kurumların birbiriyle olan yazışma işlemlerinde kullanılmaktadır. Kurumsal Elektronik Posta Adresi (KEP) sistemi sayesinde kurumlar birbirleri ile resmi yoldan iletişim kurabilmektedir.

Ülkemizde yaşadığımız dijital dönüşüm diğer ülkelere nazaran önde gitse de bazı eksikler bulunmakta. Örneğin Kamu görevlilerinin sendikalara üyelik ve istifa işlemleri hala dilekçe, form doldurmak suretiyle manuel yapılıyor. Oysa vatandaşlar siyasi parti üyeliklerinden çekilme işlemlerini e-devlet üzerinden yapabilirken; işçiler, işçi sendikalarına üyelik ve çekilme işlemlerini yine sanal ortamda yapabilirken Kamu görevlilerine bu hizmetin sunulmaması büyük bir eksikliktir. Öğretmenevlerine rezervasyon işlemlerinin e-devlet ve MEBBİS sistemi üzerinden yapılmaması yine bir eksikliktir. E-imza uygulaması tüm vatandaşları kapsayacak şekilde genişletilmeli, USB cihaz bağımlılığından kurtarılıp bankacılıkta olduğu gibi şifre ile vatandaşlar Devlet kurumlarıyla resmi iletişim kurabilmelidir.  

Dijital Dönüşümümüz bazı eksiklikler barındırsa da yakın gelecekte eksikliklerin giderileceğinden şüphem yok. Esen kalın…

Serdar GÜNDÜZ

Liyakat-Sen Ağrı İl Temsilcisi